Mehrwert mit Prozess-Dokumentation

Was ist Prozess-Dokumentation?
Prozessdokumentation ist eine Kombination aus einem Prozess Karte oder Flussdiagramm und schriftlichen Verfahren. Es beschreibt, wie etwas getan wird. Es beschreibt die einzelnen Schritte oder Aufgaben eines Job-Funktion so einfach zu folgen ist. Das bedeutet Arbeit richtig gemacht werden. Es bedeutet auch, es ist wiederholbar, so, ob zwei oder zehn verschiedene Mitarbeiter, die die Funktionen, jeder kann es auf die gleiche Weise. Dies sichert die Qualität des Prozesses.

Warum ist Prozessdokumentation wichtig?
Wie bereits erwähnt, ist die Qualität ein Grund. Je besser die Dokumentation, desto besser können die Mitarbeiter die Verfahren und dass bedeutet weniger Variabilität in den Prozess führt zu folgen. Neben der Qualität, hilft Prozessdokumentation uns zu sehen, was funktioniert und was nicht. Es identifiziert die Möglichkeiten zur Verbesserung des Prozesses.

Wer sollte dokumentieren den Prozess?
Man könnte denken, die Person, die den Job sollte dokumentieren, was sie tut, aber es gibt einen besseren Weg. Wenn ein Mitarbeiter wurde die Durchführung hat den Prozess für längere Zeit stehen die Chancen der Prozess zur Routine geworden. Während dieser Mitarbeiter hat intime Kenntnis, wie es geht, können sie nicht in der Lage sein, den Prozess ohne dabei Schritte, weil es auftritt in einer fast automatischen Weise zu dokumentieren. Haben Sie jemals in Ihrem Auto bekommen und fuhr irgendwo fast, als ob Sie auf Autopilot waren? Es ist das gleiche mit Prozess-Dokumentation.

Wie können wir dies zu umgehen? Nehmen Sie die Hilfe eines objektiven Außenstehenden. Wählen Sie jemanden nicht vertraut mit der Gegend dokumentiert. Es mag seltsam erscheinen, aber ein Außenstehender die übersehen Fragen zu stellen und siehe Schritte durch Routine vergessen.

Wie man einen Prozess zu dokumentieren?
Es gibt viele Möglichkeiten, ein Verfahren zu dokumentieren. Einige Möglichkeiten sind besser als andere. Wenn Sie unter Verwendung eines Außenseiters, um den Prozess zu dokumentieren, werden Sie möglicherweise mit einer High-Level-Überblick über den Prozess zu beginnen. Dies kann in einer Sitzung Einstellung einfach Erörterung der generischen Schritte in einem gegebenen Verfahren durchgeführt werden.

Der Überblick über den Prozess zu einer Art Roadmap anzeigt, welche Funktionen in der Prozess-Dokumentation enthalten. Der nächste Schritt der Dokumentation des Prozesses wird scheinen counter-intuitive, aber es funktioniert wirklich. Beginnen Sie interviewen Mitarbeiter, die Aufgaben zu bewältigen am Ende des Prozesses. Fragt sie, was Eingänge lösen sie Teil des Prozesses. Dann gehen Sie sprechen mit Mitarbeitern, die die Eingänge zu behandeln. Fortfahren, bis Eingänge werden zurück an den Anfang zurückverfolgen. Sobald alle diejenigen Teile dokumentiert sind, können Sie einfach invertieren sie und fügen Sie den Prozess wieder zusammen in logischen Ablauf von Anfang bis Ende.

Der nächste Schritt ist, um zu überprüfen, was im vorherigen Schritt erfasst. Beachten Sie jeden Schritt und überprüfen, ob Ihre Dokumentation wirklich dem entspricht, was Sie sehen. Falls nicht, fügen Sie die Details oder korrigieren, was dokumentiert wurde.

Sobald das abgeschlossen ist, übertragen Sie die schriftlichen Informationen in einen Prozess Flussdiagramm. Mit Microsoft Visio oder PowerPoint 2007 können Prozessabbildung einfach.

Abschluss
Wir haben darüber diskutiert, was Prozess-Dokumentation ist und warum es wichtig ist. Wir sprachen auch darüber, wer sollte es dokumentieren und wie es getan werden sollte. Prozessdokumentation können die Mitarbeiter wissen, was zu tun ist. Proper Prozess-Dokumentation hilft Managern auch zu wissen, was zu tun ist, wenn etwas schief geht. Zusätzlich zu diesen Vorteilen, hilft Prozessdokumentation Verbesserung der Kommunikation mit anderen Abteilungen verstehen, wie Ihre Umgebung funktioniert.
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